POLITYKA PRYWATNOŚCI

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisów internetowych, formularzy, narzędzi rezerwacji spotkań i usług świadczonych przez Administratora.
2. Administratorem danych osobowych jest GRZEGORZ REJCHINBACH GREGOR D.F., prowadzący działalność pod adresem ul. Świerkowa 28B, 83-331 Przyjaźń, NIP: 5782863159, REGON: 221744910.
3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem poczty elektronicznej kdfrejchinbach@phinance.pl albo pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.
4. Serwisy internetowe objęte dokumentacją to: kdfrejchinbach.pl, spokofinanse.com oraz oferta.spokofinanse.com.
5. Polityka ma zastosowanie do danych pozyskiwanych bezpośrednio podczas spotkań, za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, z formularzy internetowych, narzędzi rezerwacji oraz w związku z realizacją usług doradztwa finansowego i ubezpieczeniowego.

§ 2. Zakres danych

1. Administrator przetwarza wyłącznie takie dane osobowe, które są adekwatne i niezbędne do realizacji oznaczonego celu, a zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania przez Użytkownika z Serwisów oraz od rodzaju sprawy, z którą zwraca się on do Administratora, w szczególności:
   1. w związku z korzystaniem z Serwisów Administrator może przetwarzać adres IP, identyfikatory internetowe, dane zawarte w logach serwera oraz informacje dotyczące urządzenia i sposobu korzystania ze strony;
   2. w związku z przesłaniem formularza kontaktowego lub rezerwacją spotkania Administrator może przetwarzać imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, treść wiadomości, preferowaną formę kontaktu oraz termin spotkania;
   3. w związku z prowadzeniem korespondencji i podejmowaniem czynności zmierzających do zawarcia lub wykonania umowy Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz informacje dotyczące sprawy, produktu finansowego lub ubezpieczeniowego;
   4. w związku z prowadzoną rekrutacją Administrator może przetwarzać dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych, informacje o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym oraz dane przekazane podczas rozmowy rekrutacyjnej;
   5. dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej pełnomocnika lub osoby działającej w jej imieniu, a także od banku, zakładu ubezpieczeń albo innego partnera, jeżeli przekazanie danych następuje zgodnie z prawem i jest niezbędne do obsługi sprawy.

§ 3. Cele i podstawy

1. Celem przetwarzania danych osobowych przez Administratora jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Serwisów, obsługa osób korzystających z udostępnionych formularzy i narzędzi oraz realizacja działalności w zakresie doradztwa finansowego i ubezpieczeniowego, przy czym dane są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
   1. w celu zapewnienia dostępności, bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisów, prowadzenia diagnostyki technicznej oraz zapobiegania nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
   2. w celu przyjęcia i obsługi zapytania przesłanego za pośrednictwem formularza, udzielenia odpowiedzi oraz organizacji kontaktu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działania są podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach;
   3. w celu rezerwacji i organizacji spotkania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli spotkanie służy podjęciu działań przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą kontaktu jest uzasadniony interes Administratora;
   4. w celu przygotowania analizy, przedstawienia informacji o produktach finansowych lub ubezpieczeniowych oraz wykonania usług uzgodnionych z klientem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   5. w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   6. w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług za pomocą wybranego kanału komunikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwych przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej, jeżeli wymagają one uzyskania zgody;
   7. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia rozliczalności oraz wykazania prawidłowości działań Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   8. w celu prowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego albo przyszłych procesów rekrutacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub a RODO, stosownie do zakresu danych i celu ich wykorzystania.

§ 4. Formularze i rezerwacja

1. Formularze mogą wymagać podania imienia i nazwiska, numeru telefonu, adresu poczty elektronicznej, informacji o temacie zapytania, preferowanej formie kontaktu oraz treści wiadomości. Zakres pól powinien być ograniczony do danych niezbędnych dla konkretnego formularza.
2. Rezerwacja spotkania może odbywać się za pośrednictwem narzędzia Calendly lub innego narzędzia wskazanego przy rezerwacji. W takim przypadku osoba korzysta również z zasad prywatności tego dostawcy, a Administrator powinien przed wdrożeniem zweryfikować jego rolę, umowę powierzenia, lokalizację danych i ustawienia retencji.
3. Przesłanie formularza nie oznacza automatycznego zawarcia umowy na usługę ani przyjęcia zlecenia. Umowa może zostać zawarta dopiero w sposób uzgodniony przez strony.
4. Jeżeli w celu realizacji zapytania dane mają zostać przekazane bankowi, ubezpieczycielowi lub innemu partnerowi, osoba otrzymuje informację o konkretnym odbiorcy i zakresie przekazania. Nie stosuje się ogólnej, blankietowej zgody na przekazywanie danych nieoznaczonym podmiotom.

§ 5. Dane dotyczące usług

1. W toku analizy Administrator może przetwarzać dane podane w dokumentach finansowych, wnioskach, formularzach i korespondencji, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji uzgodnionego celu.
2. Dokumenty mogą być udostępniane bankom, zakładom ubezpieczeń, pośrednikom, dostawcom systemów oraz innym podmiotom uczestniczącym w obsłudze sprawy. Każdorazowo należy ustalić, czy dany podmiot działa jako odrębny administrator, współadministrator czy podmiot przetwarzający.
3. Serwisy zawierają treści o charakterze informacyjnym i marketingowym. Treści te nie stanowią indywidualnej rekomendacji inwestycyjnej, podatkowej ani prawnej, nie gwarantują uzyskania finansowania i nie zastępują decyzji banku, ubezpieczyciela lub innej instytucji.

§ 6. Marketing i komunikacja

1. Kontakt w celu odpowiedzi na konkretne zapytanie, umówienia spotkania lub wykonania usługi nie jest marketingiem i nie może być przedstawiany jako zgoda na marketing.
2. Marketing elektroniczny jest prowadzony na podstawie osobnej zgody przypisanej do konkretnego kanału: poczty elektronicznej, połączeń telefonicznych lub wiadomości tekstowych. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, równie łatwo jak została udzielona.
3. Administrator może prowadzić profile w mediach społecznościowych. Wizyta na profilu może powodować przetwarzanie danych przez operatora danego serwisu zgodnie z jego zasadami prywatności.

§ 7. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane osobom upoważnionym, współpracownikom i wykonawcom Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i na podstawie zobowiązania do poufności.
2. Odbiorcami lub dostawcami usług mogą być w szczególności: dostawca hostingu i infrastruktury, dostawca poczty elektronicznej, dostawca narzędzia rezerwacji, dostawca systemu CRM lub chmury, dostawca usług IT, księgowość, kancelaria prawna, banki, zakłady ubezpieczeń i inni partnerzy obsługujący konkretną sprawę.
3. Na stronie kampanijnej mogą być wykorzystywane Microsoft Clarity i Meta Pixel, a na stronie głównej mogą działać narzędzia rezerwacji oraz zasoby Google. Opcjonalne narzędzia analityczne i marketingowe są uruchamiane dopiero po udzieleniu zgody, jeżeli mechanizm cookies został prawidłowo skonfigurowany.
4. Lista dostawców, ich role, podstawy korzystania, umowy powierzenia i okresy przechowywania wymagają okresowej weryfikacji i są ujęte w wewnętrznym Rejestrze procesorów.

§ 8. Transfery poza EOG

1. Administrator dąży do korzystania z dostawców przechowujących dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca lub jego podwykonawca może uzyskać dostęp do danych spoza EOG, Administrator weryfikuje podstawę transferu i stosuje wymagane zabezpieczenia.
2. Zabezpieczeniami mogą być w szczególności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, dodatkowe środki techniczne i organizacyjne oraz ocena prawa i praktyki państwa odbiorcy.

§ 9. Okres przechowywania danych

1. Dane z formularza kontaktowego i rezerwacji są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres konieczny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, zgodnie z wewnętrzną Matrycą retencji.
2. Dokumenty dotyczące wykonanych usług są przechowywane przez okres trwania relacji, przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez okres przedawnienia roszczeń, zależnie od tego, który termin ma zastosowanie.
3. Dowód udzielenia i wycofania zgody przechowuje się przez okres potrzebny do wykazania jej istnienia, a następnie przez okres obrony przed roszczeniami. Dane marketingowe są usuwane lub oznaczane jako zablokowane po wycofaniu zgody albo wniesieniu sprzeciwu.
4. Logi techniczne i dane dostawców zewnętrznych są przechowywane zgodnie z ich ustawieniami, dokumentacją i zawartymi umowami, po uprzednim sprawdzeniu, czy okres nie jest nadmierny.

§ 10. Prawa osób

1. Osobie przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych – gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się automatycznie – oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
2. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem czynności dokonanych przed jej wycofaniem.
3. W przypadku marketingu bezpośredniego osoba może wnieść sprzeciw w każdym czasie, a po jego wniesieniu dane nie będą wykorzystywane do tego celu.
4. Żądanie można przesłać na adres kdfrejchinbach@phinance.pl albo pisemnie na adres ul. Świerkowa 28B, 83-331 Przyjaźń. Administrator odpowiada co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w razie złożoności może przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące, informując o przyczynach.
5. Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

§ 11. Profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec osoby decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Serwisy nie dokonują automatycznej oceny zdolności kredytowej ani automatycznego wyboru produktu.
2. Bank, zakład ubezpieczeń lub inny niezależny dostawca produktu może stosować własne procesy oceny i podejmowania decyzji. Odpowiedzialność za te procesy spoczywa na podmiocie, który je prowadzi, a osoba otrzymuje od niego właściwą informację.

§ 12. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności kontrolę dostępu, indywidualne upoważnienia, zobowiązania do poufności, zabezpieczenia urządzeń, kopie zapasowe, aktualizacje, uwierzytelnianie wieloskładnikowe tam, gdzie jest dostępne, oraz procedurę obsługi naruszeń.
2. Dokumenty finansowe nie mogą być zapisywane na prywatnych, niekontrolowanych nośnikach ani przekazywane za pośrednictwem publicznie dostępnych, niezatwierdzonych narzędzi. Dostęp do dokumentacji otrzymują wyłącznie osoby upoważnione i tylko przez czas niezbędny do wykonania zadania.

§ 13. Dane szczególne

1. Serwisy i usługi są kierowane do osób dorosłych lub osób działających w związku z zawarciem umowy. Administrator nie kieruje marketingu do dzieci i nie pozyskuje od nich danych w sposób celowy.
2. Administrator ogranicza pozyskiwanie danych szczególnych kategorii. Jeżeli osoba przekaże takie dane dobrowolnie, zostaną one wykorzystane wyłącznie, gdy istnieje właściwa podstawa prawna i jest to niezbędne do uzgodnionego celu; w przeciwnym wypadku dane są usuwane lub anonimizowane.

§ 14. Pliki cookies

1. Serwisy mogą korzystać z niezbędnych plików cookies lub podobnych technologii zapewniających działanie strony, bezpieczeństwo, zapamiętanie ustawień zgody oraz komunikację z narzędziami zewnętrznymi. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.
2. Opcjonalne narzędzia analityczne i marketingowe, w tym Microsoft Clarity i Meta Pixel na stronie kampanijnej, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody. Zgodę można wycofać za pomocą ustawień prywatności dostępnych na stronie.

§ 15. Postanowienia końcowe

Polityka prywatności jest udostępniana na wszystkich serwisach, których dotyczy. Administrator aktualizuje ją w razie zmiany celów, dostawców, narzędzi, podstaw prawnych lub sposobu przetwarzania danych.